“Doy comentarios públicos porque soy una defensora. Creo que es la responsabilidad de un ciudadano”, afirma Judith Robinson, una residente de Filadelfia de toda la vida y profesional de bienes raíces desde hace mucho tiempo. Robinson es una oradora experimentada y miembro de Philadelphia Documenters, un programa que recluta, capacita y paga a los residentes de Filadelfia para que asistan y tomen notas en reuniones públicas en toda la ciudad. La filosofía de Documenters es que las reuniones públicas son talleres de la democracia. Para muchas personas, el comentario público ofrece una vía directa para que los electores comuniquen sus preocupaciones a quienes están en el poder, proporcionando aportes cruciales en las decisiones que afectan la vida diaria.
Sin embargo, el proceso de hacer comentarios públicos puede ser confuso y desorientador. Las reglas varían según la reunión. Algunas toman todos los comentarios al final, otras antes de votar sobre cada tema. Algunas requieren inscripción previa, otras permiten que cualquier persona presente se intervenga en el último minuto. Y puede o no obtener una respuesta a su comentario. Puede ser difícil de navegar, y, especialmente, frustrante preparar un comentario y sentir que no ha sido escuchado.
Para hacer este proceso más fácil para cualquiera que intente dar comentarios públicos por primera vez, me reuní con voceros de algunas de las administraciones públicas más grandes de Filadelfia para escribir esta guía. Al resumir algunos de los procesos y directrices sobre cómo ser escuchado en reuniones públicas, combinado con la visión de comentaristas públicos experimentados, esta guía lo preparará para abordar cualquier reunión pública de Filadelfia.
El Concejo Municipal: Estar Preparados Para Esperar
El Concejo Municipal de Filadelfia se reúne para las sesiones de votación la mayoría de los jueves en el Ayuntamiento y sigue una estructura detallada en sus reuniones. Para hablar en una reunión, los oradores deben llamar a la oficina del Secretario Principal (al 215-686-3406) o inscribirse el mismo día en la Sala 400 del Ayuntamiento. En ambos casos, los oradores deben proporcionar su nombre completo, el proyecto de ley o resolución que abordarán, si lo apoyan o se oponen, y su información de contacto antes de las 3:00 p.m. del día anterior a la reunión (generalmente el miércoles). Después de llegar, los participantes deben entrar por la esquina noreste del Ayuntamiento (donde se conectan JFK Boulevard y East Penn Square), traer una identificación válida y pasar por la seguridad, al menos una hora antes de la hora programada de la reunión. La página web del Consejo dice que se permiten pequeños carteles portátiles que no están montados o postes, pero que las pancartas grandes no están permitidas.
Vincent Thompson, Director de Comunicaciones del presidente del Concejo Kenyatta Johnson, dice que en una reunión promedio, los miembros del público suelen tener tres minutos para hablar. Sin embargo, el presidente del Concejo tiene la facultad de establecer diferentes límites de tiempo, especialmente cuando hay una larga lista de personas inscritas para hablar.
Thompson afirmó que los comentarios están limitados únicamente a la legislación que será sometida a votación en la reunión, la cual se encuentra en la agenda. Como resultado, los comentarios públicos ocurren solo después de la presentación de proyectos de ley y resoluciones, los informes de los comités, asuntos especiales, y la primera lectura de los proyectos de ley.
Esto puede no suceder hasta varias horas después de iniciada la sesión — Thompson enfatizó que quienes deseen comentar deben estar preparados para esperar. La sesión suele comenzar a las 10 a.m. pero es posible que los comentarios no se escuchen hasta la tarde. “Empaquen su paciencia”, insiste Thompson. Los comentarios se escuchan justo antes de que los miembros del Concejo voten, específicamente sobre los proyectos de ley en su segunda lectura o en el calendario de aprobación final. Además, el presidente se reserva el derecho de limitar los comentarios (lo que ocurre con mayor frecuencia cuando los comentarios se vuelven repetitivos). Thompson compartió una guía completa de How Philly Works, que describe con mayor detalle la estructura de las reuniones del Concejo Municipal.
Durante los comentarios públicos, “depende de cada concejal decidir si quiere responder o no”, dice Thompson. Por lo general, los concejales optan por no responder, sino simplemente “escucharlo y procesar la información”, nota Calvin Williams, otro Documenter con experiencia. Williams y Judith Robinson compartieron sus comentarios citados en esta historia durante un panel virtual organizado por Philadelphia Documenters para compartir consejos y experiencias sobre cómo hacer comentarios públicos.
Además de las reuniones regulares del Concejo Municipal, este también cuenta con veinticinco comités permanentes, incluidos los de uso del suelo, impuestos y calles de la ciudad, entre otros. La mayoría de los proyectos de ley en primera lectura se remiten primero a un comité, que brinda la oportunidad de participación pública a través de audiencias públicas. Las audiencias públicas son distintas de las “reuniones públicas”, sin embargo, el proceso para registrarse y testificar es, en gran medida, similar.
Departamento de Planificación y Desarrollo: Un Diálogo de Intercambio
El Departamento de Planificación y Desarrollo supervisa la planificación de la ciudad de Filadelfia, incluyendo la Junta de Ajustes de Zonificación, la Comisión de Planificación de la Ciudad, la Comisión Histórica, la Comisión de Arte y otras divisiones. Para aprender más sobre las diversas reuniones públicas organizadas por el Departamento de Planificación, hablé con Bruce Bohri, el especialista en relaciones públicas del departamento, junto con Mina Monavarian y Dave Fecteau de la Comisión de Planificación de la Ciudad y el Equipo Legislativo.
Cada división maneja los comentarios públicos de manera ligeramente diferente, pero todas comparten una estructura general. La principal distinción que se destacó fue entre una audiencia pública y una reunión pública, las cuales están sujetas a diferentes normas jurídicas basadas en la ley de la Mancomunidad. La Comisión de Planificación de la Ciudad, por ejemplo, lleva a cabo una audiencia pública una vez al año o cada dos años. Sin embargo, la Revisión de Diseño Cívico se rige bajo la categoría de reunión pública.
En términos operativos, son bastante similares. “Por lo general, lo que sucede es que hacemos una presentación sobre un tema”, explica Bohri, y luego “puede haber un intercambio entre los comisionados y el personal”. Después “se permitirá al público hablar durante dos o tres minutos, a veces más”. El tiempo que los oradores pueden hacer comentarios se determina al comienzo de la sesión, pero depende en gran medida de la duración del programa y de la preferencia de quien preside la reunión.
Al igual que en otras reuniones, la persona que preside también puede limitar los comentarios al tema en discusión e intentar corregir a quienes se desvíen del tema. Para aquellos que estén interesados en hablar, todas las agendas son publicadas en la página de cada división en el sitio web del departamento. Sin embargo, no es necesario registrarse con antelación para ofrecer comentarios públicos. Siempre y cuando un residente pueda asistir en persona o tenga acceso al enlace de Zoom, tiene derecho a hablar durante el periodo de comentarios públicos. Las audiencias públicas están abiertas a todos, y cualquier persona que desee participar puede hacerlo.
El Departamento de Planificación y Desarrollo se diferencia de otras reuniones en un aspecto clave: los comentarios públicos se realizan después de cada punto de la agenda, en lugar de en un momento definido. “No es como decir: ‘terminemos toda nuestra presentación y luego dejemos que el público hable”, menciona Bohri. “El público no está esperando hasta el final de la reunión”. En algunas reuniones, el proceso de comentarios es muy conversacional. Por ejemplo, en las sesiones de Revisión de Diseño Cívico, “a menudo puede haber un intercambio constante, porque los comisionados son muy curiosos”, menciona Monavarian. Con frecuencia, los comisionados solicitan aclaraciones tanto a los comentaristas como al personal.
La excepción a esta estructura abierta son las audiencias de la Junta de Zonificación. La Junta de Zonificación es técnicamente una audiencia legal, con un conjunto diferente de leyes y regulaciones. Los comentarios se limitan a los “vecinos cercanos” o personas que representan a una asociación vecinal. Además, “escucharás que piden a las personas que limiten el contenido de sus intervenciones”, explica Fecteau. “Existen ciertos estándares legales,”: lo que significa que los residentes deben tener legitimación legal para ofrecer testimonio. Monavarian enfatiza este punto: “Las audiencias son cuasi-judiciales”
Junta de Educación: Orden de llegada
Como estudiante, me interesé particularmente en la Junta de Educación de Filadelfia. Hablé con Logan Peterson, gerente senior de proyectos en la Oficina de la Junta, quien me dirigió a los procedimientos asociados a las directrices operativas de la reuniones de la junta.
De manera similar al Concejo Municipal, las personas quienes deseen hablar deben registrarse antes de las 4:00 p.m. del día hábil antes de la reunión, enviando el formulario de solicitud de oradores o registrándose con el personal de la junta (al 215-400-5959). Sin embargo, debido a la duración de muchas reuniones de la Junta de Educación (que están programadas de 4 a 7 p.m., pero suelen extenderse más), la lista de oradores está limitada a 30 participantes que no sean estudiantes (con 2 minutos cada uno) y 15 estudiantes, quienes reciben 3 minutos para hablar. Los estudiantes tienen prioridad y hablan inmediatamente después de los informes de los comités. Luego, el superintendente presenta sus comentarios, la junta escucha presentaciones, se leen comentarios escritos y, finalmente, los oradores no estudiantes registrados intervienen antes de la votación. Las agendas de cada reunión se pueden encontrar en “materiales actuales de la reunión”, en esta página. Si no puede asistir en persona en 440 North Broad Street, puede ver una retransmisión en directo aquí, pero no hay manera de ofrecer testimonio de forma remota en este momento.
El registro de oradores en ambas categorías se realiza por orden de llegada. Aquellos que se inscriben después de que se alcanza el límite se colocan en una lista de espera principal. Además, hay una hoja de registro en papel disponible durante cada reunión para una lista de espera secundaria. Si un orador registrado no se presenta y hay un espacio disponible, las personas en la lista de espera primaria y luego en la secundaria serán llamadas para ocupar e l turno.
Mientras se escucha el comentario, se da prioridad a las nuevas voces:las personas que no hablaron en la reunión más reciente son escuchadas antes que las que sí lo hicieron. Además, a cada persona solo se le permite hablar una vez por reunión, aunque se les permite abordar tantos temas como deseen durante su tiempo asignado. La persona que preside tiene la autoridad de interrumpir a un participante o desconectar su acceso virtual si el orador excede el tiempo permitido o si su intervención se desvía de los temas que están dentro de la competencia de la junta.
Después de que los oradores den su comentario, “la Junta no está obligada a responder”, explica Peterson. “En algunos casos, pueden hacerlo, pero no es lo más común”. Ocasionalmente, sin embargo, “el superintendente puede pedir a un miembro de su equipo que se reúna con el ciudadano fuera de la sala de reuniones”.
Al igual que otros órganos administrativos grandes, la junta también realiza sus propias reuniones de comité y es capaz de convocar reuniones especiales y audiencias públicas, “el comentario público es el mismo”, aclara Peterson, con una notable excepción para las audiencias públicas, “que normalmente no hay límite en el número de oradores que pueden registrarse”.
Conclusión
Si bien este resumen cubre algunas de las reuniones públicas más grandes en Filadelfia, no es en absoluto exhaustivo. Jerret Johnson, un Documenter frecuente, aconseja que “Siempre debes planificar con anticipación al hacer comentarios públicos”, ya sea investigando los procedimientos, escribiendo tu discurso o practicando de antemano
Williams ofreció un consejo diferente: “Cuando lo vives, es fácil”. Alienta a los oradores a hablar desde su propia experiencias, explicando, “La preparación se vuelve sencilla, porque solo estás hablando de lo que sabes”. Para él, eso significó hablar en las reuniones de la Junta Directiva de SEPTA cuando estaban considerando eliminar una ruta importante de autobús. También dice que la persistencia es clave: Presentarse constantemente, incluso cuando se siente desalentador, es esencial para ser escuchado. “Con persistencia, se pueden lograr resultados”, afirma Williams. Después de reunirse con otros miembros de la comunidad, logró evitar que eliminaran esa ruta.
Por último, Robinson ofrece un mensaje importante a cualquiera que pueda estar desanimado: “Sé tú mismo”. “No tienes que ser alguien especial”, afirma. Con determinación, preparación y un mensaje claro, cualquiera puede tener un impacto e inspirar a otros a hacer lo mismo. Como ella dice, “Habla con tu propia voz, porque todas las demás ya están tomadas.”
Corrección:
Esta historia ha sido corregida para reflejar la ortografía precisa de los nombres de Mina Monavarian y David Fecteau de la Comisión de Planificación de la Ciudad y el Equipo Legislativo.También se ha actualizado para indicar que la Comisión de Planificación de la Ciudad realiza reuniones públicas mensuales y que cualquier miembro del público puede testificar ante la Junta de Zonificación. El nombre completo del departamento municipal que supervisa la planificación de la ciudad es el Departamento de Planificación y Desarrollo.